Dati del ciclo passivo: oltre la contabilità

In primo luogo, i dati del ciclo passivo sono indispensabili per svolgere la tradizionale contabilità che registra a bilancio i vari costi e ricavi di esercizio. Questi, però, sono fondamentali anche per il controllo di gestione, utile a molteplici altri processi gestiti da un operatore Gas & Power.

Si pensi, ad esempio:

Alla fatturazione che attraverso i dati del ciclo passivo individua gli oneri passanti che devono, cioè, essere rifatturati ai clienti finali;
All’area commerciale che può effettuare delle valutazioni utili ad efficientare le politiche di pricing;
Alla direzione per poter avere un quadro chiaro ed analitico sull'andamento dei costi, dei ricavi e dei margini.

Tutte queste attività legate al controllo di gestione sono certamente importanti ma si rivelano estremamente complesse se svolte in modo non strutturato. Gestire una tale mole di dati, oltretutto con profonde differenze in termini di contenuti, formati e modalità di attribuzione, senza gli strumenti adeguati non solo è complicato, ma eleva in modo rilevante la possibilità di errore non solo nella gestione del dato, ma anche nell’utilizzo che se ne fa in un contesto di analisi così articolato.

Ciclo passivo e settlement: criticità in carico agli operatori

Molteplicità e variabilità dei tracciati

Parlando di ciclo passivo sono numerosi i flussi che si ricevono e attraverso i quali sono veicolati i dati di interesse. I mittenti, che siano distributori, grossisti, shipper, ma anche Terna, Snam o il GME, mettono a disposizione i flussi tramite diversi formati quali file Excel, .csv e .txt, tendenzialmente tutti con standard proprietari differenti.

Da sottolineare il fatto che solo alcuni di questi flussi sono normati. Per quanto riguarda le fatture analitiche dei distributori relative al trasporto dell'energia elettrica queste sono normate secondo la delibera 268/2015/R/eel la quale prevede uno standard xml per ciascuna tipologia di fattura.

Per quanto riguarda il gas invece, fino ad oggi, ogni distributore utilizza un flusso proprietario non soggetto ad alcun vincolo normativo ma, a partire dal 1° ottobre 2024, viste le disposizioni della determina 4/2023, gli operatori della vendita inizieranno a ricevere da parte dei distributori dei nuovi flussi normati relativi alle fatture passive della distribuzione gas.

Tuttavia, non tutti i flussi sono oggetto di standardizzazione da parte della normativa. Parliamo ad esempio delle fatture di indennizzo o, ancora, delle fatture di connessione e prestazioni per le quali si continuano a gestire i tracciati proprietari dei distributori. Anche se i flussi sono normati, però, non è sempre detto che i distributori rispettino quanto previsto dalle delibere perché queste, di fatto, non impongono alcuna sanzione nel caso in cui gli schemi normati non vengano rispettati.

In aggiunta, i tracciati sono soggetti a variazioni repentine, talvolta complesse da interpretare manualmente e da lavorare a mano su un foglio Excel. Consideriamo anche il fatto che la mole di flussi da gestire è davvero importante.

Assenza di un canale certificato per lo scambio dei flussi

Attualmente non è previsto nessun canale certificato/normato attraverso il quale i distributori debbano mettere a disposizione degli operatori Gas & Power le fatture. Nella maggior parte dei casi la messa a disposizione di tali file avviene tramite un apposito portale, con uno scambio di file via PEC o sistemi EDI proprietari.

Fatture elettroniche: un quadro parziale

Le fatture elettroniche messe a disposizione nei cassetti fiscali, nonostante contengano gli estremi della fattura, i dettagli IVA e gli estremi di pagamento, non sono sufficienti per avere un dettaglio puntuale relativamente alle righe analitiche di fattura. Cosa significa? Che queste non riportano nel dettaglio:

I POD/PDR;
Le voci;
I volumi fatturati;
Le competenze fatturate.

Disallineamenti tra ciclo attivo e passivo

Non è detto che i dati contenuti nelle fatture passive siano coerenti con quanto presente nel Registro Centrale Ufficiale (RCU), né tantomeno con quanto presente nel CRM o con quanto viene fatturato nel ciclo attivo. Capita di frequente, infatti, che vi siano dei disallineamenti tra ciclo attivo e passivo o anagrafiche in quanto i distributori potrebbero, ad esempio, fatturare un punto che non è più in fornitura o fatturare consumi e stime errate ecc.

Un altro problema è quello di riconciliare le periodicità di fatturazione tra ciclo passivo e attivo perché, spesso, non è detto che coincidano (mensile vs bimestrale). Le competenze fatturate infatti variano fra le due tipologie di fatture.

Un ulteriore problema è quello del riferimento della fattura: se nel ciclo attivo si fattura per POD/PDR, nelle fatture di trasporto gas e di dispacciamento elettrico, Snam (o gli shipper) e Terna fatturano rispettivamente per REMI o zona Terna, senza alcun riferimento al singolo punto di fornitura.

Software per il controllo di gestione: lo strumento per risolvere le criticità

Come risolvere tutte le sopracitate criticità in carico agli operatori Gas & Power? Dotandosi di un software che sia in grado di gestire in automatico il ciclo passivo e le attività di settlement a 360°, a partire dall’acquisizione e normalizzazione delle fatture passive fino alle analisi puntuali di quadratura tra anagrafiche, importi e volumi in modo da individuare i disallineamenti tra ciclo attivo e passivo e porvi tempestivamente rimedio.

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